‘Het is moeilijk met de kalkoen het kerstdiner te bespreken’ is een spreekwoord wat nog wel eens wordt aangehaald bij outsourcingstrajecten. Je weet een ding zeker als je het kerstmenu met de kalkoen bespreekt dan krijg je kip op het menu, vis of vegetarisch maar geen kalkoen.
De moraal van het verhaal is duidelijk, als je functies wilt uitbesteden dan moet je niet met de afdeling of de manager van die afdeling overleggen maar met de managers erboven. Daar zit gelijk een spanningsveld want wie hebben het meest verstand van de uit te besteden processen?? Juist, de mensen die het werk doen. De afgelopen dagen zag en hoorde ik een paar van die situaties. Soms is het te gek voor woorden. Zie je eens een prachtige oplossing, ga je op bezoek bij mensen die het toch zouden moeten begrijpen wat voor een prachtig plan het is en dan is er opeens een negatieve reactie.
Ik hoorde een verhaal van een initiatief om de milieuvervuiling in een bepaald gebied te kunnen meten. Het plan werd met veel enthousiasme gepresenteerd bij een overheidsorganisatie en vervolgens was de reactie: maar dat willen we helemaal niet weten want zodra we weten wat de vervuiling is moeten we er ook iets aan doen. We krijgen een slechte naam en wat gaat dat allemaal dan wel niet kosten?
Terwijl outsourcing op zich natuurlijk helemaal niet slecht hoeft te zijn. Daar heb ik hele mooie voorbeelden van gezien. Het uitbesteden van de portiers functie bij KPN in het verleden was er zo een. Portiers bij het toenmalig telefoondistrict bungelden er maar wat bij. Er waren 8 portiers als ik me het goed herinner en de rest van de organisatie vond ze maar lastig. Toen ze werden geoutsourced (verkocht) aan een bewakingsfirma troffen ze bij de nieuwe werkgever collega’s aan die hetzelfde vak uitoefenden en dezelfde taal spraken. (sleutel beheer, het bijhouden van een logboek, brand- en sluit rondes, protocol van overdracht), etc. Ik herinner me dat een aantal portiers dat als een verademing beschouwden. Wel een min puntje het salaris was wel lager.
Uitbesteden kan ook kwaliteitsvoordeel opleveren. Immers heeft de insourcende partij veel specialistische kennis van de materie. door schaalgrootte kan het ook financieel voordeel opleveren. Met name dat laatste is vaak een argument voor uitbesteding. Dat kan ook doorslaan. Jaren gelden sprak ik met een manager die was aanwezig geweest bij het uitbesteden van kabel werkzaamheden. Hij was gewoon kwaad. “Hebben ze een prijs bedongen die helemaal niet kan” brieste hij. Voor dat geld kan je geen kabels leggen en lassen maken. Ik zie de bui al hangen. De kabels worden te ondiep gelegd en schoolverlaters worden op las klussen gezet. Want voor dat tarief krijg je geen goede lassers. Dat zullen we de komende jaren merken in het aantal kabel storingen en lekke lassen. Betalen we toch nog het volle pond.
Uitbesteding is ook aan de orde van de dag in IT land. In veel gevallen geldt hier hetzelfde: de IT-ers die over gaan komen bij een organisatie die automatisering als kernactiviteit hebben. Ze treffen er vakbroeders. Maar als de afspraken grotendeels gebaseerd zijn op prijs, dan komen de problemen later.